Modalités d'organisation des AG
Les ordonnances prises en application de la loi d’urgence covid-19 ont permis aux responsables associatifs de reporter ou de modifier les modalités de tenue des réunions des instances associatives. Une nouvelle ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 a reconduit ces mesures jusqu’au 31 juillet 2021 et a proposé de nouvelles possibilités. Un schéma explicatif résume ces ordonnances.
Le décret n°2020-925 du 29 juillet 2020 a prorogé la durée d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 jusqu’au 30 novembre 2020. Il a porté également prorogation jusqu’à la même date du 30 novembre 2020 de la durée d’application du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.
En application de la loi d’urgence n°2020-1379 du 14 novembre 2020, une nouvelle ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 a reconduit ces mesures jusqu’au 1er avril 2021 et a proposé de nouvelles possibilités. Le décret n°2021-255 du 9 mars 2021 les proroge jusqu’au 31 juillet 2021.
Les modalités : le PV doit mentionner le recours aux facultés dérogatoires prévues par les ordonnances.
Dans le cadre d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle, il est toujours possible de prévoir le vote par procuration avec instruction de vote même si les statuts n’ont pas prévu cette possibilité de mandat.
Les risques des moyens de télécommunication :
prouver la participation à distance de membres qui ne signent pas une feuille de présence ;
authentifier les membres qui participent à une consultation électronique par main levée virtuelle, écrite, ou visible en visio conférence ;
garantir la sincérité des décomptes et donc des résultats ;
justifier que l’absence de débats oraux n’a pas altéré la compréhension et le consentement des membres.
Dans ces cas, les associations peuvent s’inspirer des pratiques développées par les grandes sociétés (contenu du formulaire de vote à distance à envoyer, documents annexes, bulletin de vote, délais d’envoi, etc.). Il existe des prestataires spécialisés dans l’organisation pratique d’un tel vote (ex : alphavote, LegaVote, neovote, gs-vote.fr, easyquorum, slibvote, gedicom.fr, survey monkey, ...). Le risque mesuré a donc un coût.